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採用通知(選考結果の連絡)メールの文例とメールに盛り込むべきポイント

 自社の選考を受けてくれた就活生や求職者に対して内定を伝える際は、電話やメールなどで伝えることが一般的ですが、採用を通知するメールは分かりやすく相手のことを考えて送っていますでしょうか。

せっかく採用通知メールをもらっても配慮を感じられなかったり、その後何をすれば良いかわからないような内容は逆効果です。

今回は、就活生・求職者の方にきちんと分かりやすく、思いが伝わるような採用通知メールの構成やテンプレート、送る際のポイントをご紹介します。


目次

 採用通知とは

 採用通知をメールで送る際のポイント

 採用通知のメールの構成

 採用通知メールのテンプレート


採用通知とは

 採用通知とは、就活生や求職者に対して、選考を通過し内定を提供することを知らせるものです。

就活生や求職者側からみると内定通知メールです。

採用通知は、電話とメールで行う際の2パターンありますが、今回は採用通知メールに焦点を当ててご紹介します。


採用通知をメールで送る際のポイント

採用通知 メール ポイント

 採用通知をメールで送る際のポイントは2つあります。


1.就活生や求職者に心を込めて作成する

 就活生や求職者に内定を出したとしても、必ずしもその会社に入るとは限りません。

そのため採用通知のテンプレートを元に作成することは簡単ですが、それに加えて

・内定を出した理由

・その人に期待していること

・ぜひ一緒に働きたいという気持ち

を合わせて伝えることで、内定者にとっても理解しやすく伝わりやすいメールになります。


2.メールをできる限り早く送る

 就活生や求職者で1社に絞って就職活動を行なっていることはあまりありません。

そのため、内定を出す頃が決まっていたとしても、採用を通知しないことには、他社の選考活動を進めたり、他社から内定をもらって意思決定をする可能性も十分にあります。

そのため、内定が決まったあとは、できる限り早く採用通知メールを送るようにしましょう。


採用通知のメールの構成

 採用通知メールの構成は、一般的な例をご紹介します。

1.相手の所属や名前

2.メールを送る人の会社名・部署名・名前


3.冒頭の挨拶(なくても良いです)


4.選考に応募してくれたことや進めてくれたお礼


5.選考結果(内定の通知)


6.内定を出した理由やその人に期待していること


7.内定の承諾に関するその後の流れ(締切や手順、必要な書類等)


8.質問を受け付ける連絡先


9.最後の挨拶・お礼


10.メールの署名

という構成が一般的ですが、自社が伝えたいメッセージや社風などに合わせてカスタマイズしてください。


採用通知メールのテンプレート

 上記の採用通知メールの構成を元にテンプレートを作成しました。

件名:株式会社〇〇の選考結果に関しまして

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〜〜様


株式会社〇〇の新卒採用責任者の△と申します。


先日は、当社の最終選考の面接にお越しいただき、

誠にありがとうございました。


厳正なる審査の結果、

〜〜様を当社社員として採用することに決定いたしました。


〜〜様のーーーーーーという点が非常に強く印象に残っており、

入社いただいてからもご自身の強みを活かしてご活躍されるのを楽しみにしております。


つきましては、〜〜様のご住所宛に下記の書類を郵送いたしましたので、

ご確認の上、平成◯年◯月◯日までにご返送いただきますよう、お願いいたします。



① 入社誓約書1通

② 身元保証書1通


以上


なお、ご質問やご不明点等ございましたら、私△(00-0000-0000)までお問い合わせください。


多数の企業の中より当社の選考に応募いただきましたことを感謝いたします。

また、〜〜様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。


—————————————————-

株式会社○○ 人事部

△ △△

住所:〒***-****

    **県**市**町*-*-*

TEL:**-****-**** FAX:**-****-****

URL:http://***.co.jp

Mail:**@***.co.jp

—————————————————-


最後に

 今回は、採用通知メールを送る際のポイントや構成、テンプレートをご紹介しました。

採用通知メールを送るところから内定者フォローは始まっています。

内定者にとっては嬉しいお知らせになると思いますので、内定者にとって分かりやすく思いを込めて採用通知メールを作ってみてはいかがでしょうか。

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